1. ALCANCE
La protección de los datos busca tratar datos personales por parte de Cooperativa Multiactiva de Usuarios del Programa Social Hogares Comunitarios de Santander Quilichao “COOMHOGAR”, de manera efectiva a través de la implementación de herramientas para incrementar los estándares de protección y así garantizarles a las personas un tratamiento idóneo de su información personal.
2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
La Cooperativa Multiactiva de Usuarios del Programa Social Hogares Comunitarios de Santander Quilichao Cauca “COOMHOGAR”, será el único responsable del manejo y el tratamiento de sus datos personales.
Nit: 817.001.112-5
Dirección: Calle 5 N 9 – 10 Barrio el Centro
Santander de Quilichao, Cauca.
Teléfono: (+57) (2) 8297556 – 8298976
Email: gerencia@coomhogar.org
2.1. MARCO LEGAL
• La constitución política de Colombia de 1991, en su artículo 15 y 20.
• La ley 1266 de 2008.
• Ley 1581 de 2012.
• Decreto reglamentario 1727 de 2209.
• Decreto reglamentario 2952 de 2010.
• Decreto reglamentario parcial 1377 de 2013.
POLITICA PARA EL TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS PERSONALES
“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre y el estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos”. Articulo 15 Constitución Política de Colombia En cumplimiento de la ley estatutaria 1581 de 2012 y decreto reglamentario 1377 de 2013, por la cual se dictan disposiciones para el tratamiento y protección de datos personales, La Cooperativa COOMHOGAR, acoge la política en curso con el fin de dar cumplimiento a la misma, y generar una supervisión y regulación de los procedimientos para el tratamiento de los datos personales. Dicha política es aplicable a todas las bases de datos que por diferentes medios manipule o tenga acceso, La Cooperativa COOMHOGAR, en virtud del buen desarrollo de su objeto social.
2.2. DEFINICIÓN
Dato personal: No es solo aquel dato que hace referencia al nombre y apellido, sino también incluye de manera amplia, cualquier tipo de información (Cédula, fotografías, vídeos, huellas, notas de voz), siempre que se haga referencia a una persona identificada o identificable.
Dato privado: Todo dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo presenta relevancia para el dueño o titular del mismo.
Dato público: Son considerados datos públicos, todo lo relacionado con el estado civil, profesión, oficio, Rut, cámara de comercio, es decir todos aquellos que por su naturaleza están contenidos en registros públicos, documentos públicos o en sentencias judiciales sin reserva.
Dato semiprivado: Dato que es privado, pero requiere por algún motivo ser dado a terceros por parte del titular.
Dato sensible: Todos aquellos que afecten la intimidad del titular o que por su uso indebido genere discriminación, por su raza orientación política, convicciones religiosas, pertenecer a sindicatos, organizaciones sociales, así como todo lo relacionado a la salud, vida sexual o datos biométricos.
2.3. PRINCIPIOS
Principios generales que se acogen a la normatividad vigente en Colombia para garantizar la protección de los datos de los aspirantes, clientes o usuarios, empleados, proveedores de La Cooperativa COOMHOGAR:
Principios de legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad regulada, la cual está sujeta a disposiciones de la ley 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013.
Principios de finalidad: El tratamiento de datos personales por La Cooperativa COOMHOGAR, tiene como objetivo legítimo el acuerdo con la constitución, la cual debe ser de total conocimiento por el titular.
Principio de libertad: El tratamiento solo puede hacerse con el consentimiento previo, expreso, informado y autorizado por el titular, estos datos no podrán ser obtenidos ni divulgados sin este documento, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
Principio de veracidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, inentendibles o que induzcan al error.
Principio de transparencia: Se le garantiza al titular, en cualquier momento y sin restricciones información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento está sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, es decir que los tratamientos de los datos personales solo podrán darse por la autorización del titular, salvo la información pública, todos los datos personales no podrán estar disponibles en ninguna plataforma de internet o medio de divulgación masiva, a no ser que estos sean de fácil control y autorizados conforme a le ley.
Principio de seguridad: Toda la información suministrada a La Cooperativa COOMHOGAR. Se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean exigidas para garantizar seguridad en los registros evitando la adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado sobre los mismos.
Principio de Confidencialidad: Cada una de las personas que administran y manejan, la información de cualquier tipo que se encuentre en nuestra base de datos, están obligadas a garantizar absoluta reserva de la información, inclusive después de finalizadas las relaciones contractuales.
3. USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
3.1. USO
Conociendo el propósito de la ley de protección de datos, los derechos que tienen los titulares, que deben conocer de antemano el tratamiento que se les va a dar a estos por parte de La Cooperativa COOMHOGAR. Su recolección, almacenamiento, uso y circulación. Tenemos las siguientes finalidades:
3.1.1. Gestión de cartera
Con las obligaciones adquiridas a favor de La Cooperativa COOMHOGAR. Se empleará información para; facturaciones, recaudo, gestiones de cobro, reporte a centrales, consultas, comportamientos de pago, controles.
3.1.2. Gestión de clientes o usuarios
Facilitar la relación, trato o trato de los productos, que tuvo, tiene, o tendrá el titular con La Cooperativa COOMHOGAR.
3.1.3. Gestión de relación contractual
Facilitar el desarrollo de obligaciones contractuales con La Cooperativa COOMHOGAR.
3.1.4. Gestión de proveedores
El tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con desarrollo del proceso de gestión de proveedores bajo la normativa vigente del suministro de bienes y servicios que se requiera para el buen desempeño y funcionamiento de La Cooperativa COOMHOGAR.
3.1.5. Gestión comercial
Facilitar todo tipo de información, que ayude o sea necesaria para la gestión comercial que permita el buen desarrollo de los negocios o vínculos establecidos entre La Cooperativa COOMHOGAR y terceros.
3.1.6. Gestión de seguridad en instalaciones
Determinar la identidad de las personas que ingresan, permanecen y trabajan en La Cooperativa COOMHOGAR. Por tema de seguridad de la entidad, sus bienes y empleados.
3.2. TRATAMIENTO
Cuando el titular suministra información que contiene datos personales o información sensible del mismo a La Cooperativa COOMHOGAR. Esta será utilizada de las formas señaladas en el ítem anterior.
3.3. MANEJO
La información brindada será divulgada a los empleados, proveedores o terceros, advirtiendo siempre sobre la necesidad de proteger la información bajo practicas seguras y obligatorias que rige la ley.
3.4. PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN A TERCEROS
Cuando lo considere necesario o pertinente La Cooperativa COOMHOGAR. Podrá contratar con terceros, labores de procesamiento de la información personal que se tenga, se debe advertir a proveedores sobre la necesidad de adoptar medidas de seguridad para garantizar una excelente protección de la información, prohibiendo expresamente el uso de los mismos para fines totalmente distintos.
3.5. SUPRESIÓN O ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN
Se deberá hacer la eliminación, supresión o proceso de archivo de los datos personales que se tengan cuando cese la necesidad o utilidad de tenerlos o cuando finalice todo contrato establecido.
3.5.1. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS
La vigencia de la base de datos en La Cooperativa COOMHOGAR. Es permanente, así se extinga la relación contractual con el titular de los mismos, buscando mantener su información para futuras relaciones comerciales, contractuales derivadas del objeto social de nosotros.
4. AUTORIZACIÓN
El almacenamiento, uso, recolección, circulación, archivo, supresión y cualquier otro tipo de manejo que se dé a los Datos Personales por parte de La Cooperativa COOMHOGAR. Requiere el consentimiento previo, expreso y firmado por el titular de los mismos, en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior legalización. Toda autorización debe garantizar que el titular entiende, sabe y acepta que se manejen sus datos personales para los fines que se indique en el mismo.
4.1. Casos en los cuales no es necesario la autorización
• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública
• Casos de urgencia médica o sanitaria
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
• Datos Relaciones con el Registro civil de las personas.
5. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
De acuerdo con lo contemplado en el marco normativo de protección datos personales, los titulares podrán ejercer sus derechos contenidos en la ley 1581 de 2012:
• Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en aquellos eventos en que La Cooperativa COOMHOGAR, sea responsable del tratamiento de los datos del titular, este podrá intervenir, y ejercer derecho sobre todo aquello para lo que él no haya realizado una autorización.
• Solicitar prueba de autorización otorgada y firmada a La Cooperativa COOMHOGAR. Mediante cualquier medio valido, salvo bajo la ley 1581 de 2012, que no se necesita autorización
• Ser informado por La Cooperativa COOMHOGAR. Con previa solicitud, indicando el motivo o el uso que se le dará y ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, el titular debe tener en cuenta que previamente deberá realizar el reclamo en La Cooperativa COOMHOGAR.
• Revocar la autorización y la supresión del dato, cuando lo considere necesario, o cuando determine que no representa respeto a los principios, derechos, garantías constitucionales o legales. La supresión y la revocatoria procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya establecido que La Cooperativa COOMHOGAR incurrió en conductas contrarias a las de la constitución.
• Acceder de manera gratuita a la política de tratamiento y protección de datos personales, publicada en nuestro portal web, www.coomhogar.org
• Ser avisado cuando se presenten cambios sustanciales en el contenido de políticas de tratamiento aplicadas por La Cooperativa COOMHOGAR.
6. DEBERES DE LA COOPERATIVA FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los deberes y obligaciones de La Cooperativa COOMHOGAR. Como responsable y encargada del tratamiento de los datos personales, tendrá presente que estos son propiedad de sus respectivos titulares, y solo ellos tiene la facultad legal y decisión sobre los mismos. Todo tratamiento que se haga estará consagrado y acatando la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2012. Y están determinados así;
• Garantizar al titular, el pleno y correspondiente ejercicio de su derecho de habeas data, el cual es un derecho fundamental que tienen todas las personas para conocer y actualizar toda aquella información que se relacione con ella y que se recopile o se almacene en bases de datos.
• Solicitar la debida autorización al titular para el tratamiento de sus datos personales, conservarlas para el debido proceso en caso de llegar a necesitarlas.
• Informar al titular la finalidad para la cual se solicitan los datos personales, así como sus derechos sobre la misma.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias, para evitar posteriores adulteraciones, perdidas, consultas o usos no adecuados de la misma.
• Rectificar y suprimir los datos personales, según las metodologías de la ley.
• Permitir reclamos debidamente formulados por los titulares, debidamente diligenciados, de la siguiente manera;
Acérquese a nuestras instalaciones. Calle 5 N 9 – 10 Barrio EL Centro, Santander de Quilichao, Cauca. Horario de atención de lunes a sábado de 8:00 am – 12:00 pm y 2:00 pm – 6 pm. O por correo electrónico:
gerencia@coomhogar.org
La solicitud debe presentarse por escrito y debe contener:
– Nombre completo del titular con identificación respectiva.
– Tipo de solicitud.
– Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud.
– Dirección, teléfono y correo electrónico de contacto para darle una respuesta.
Si la solicitud se genera de forma incorrecta, incompleta, tendrán 5 días hábiles para complementar y organizar la misma, y se dará una respuesta en un término no inferior a 15 días.
7. ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
El titular podrá tramitar cualquier petición, queja o reclamo de manera directa y expresa, inequívoca y por escrita al departamento jurídico, adjuntando la documentación que soporte su requerimiento Acérquese a nuestras instalaciones. Calle 5 N 9 – 10 Barrio EL Centro, Santander de Quilichao, Cauca. Horario de atención de lunes a sábado de 8:00 am – 12:00 pm y 2:00 pm – 6 pm. O por correo electrónico:
gerencia@coomhogar.org Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando cuando se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
La Cooperativa COOMHOGAR. Se compromete a adoptar las medidas de seguridad impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio acorde al artículo 19 del decreto 1377 de 2013 para el tratamiento de datos personales.
9. VIGENCIA
Esta política de tratamiento y protección de datos personales ha entrado en vigencia desde el treinta y uno (31) de octubre del dos mil dieciséis (2016).
